A vállalkozások adminisztrációja elsősorban az irodában zajlik. Az ügyfél ezen a “központon” keresztül talál kapcsolatot, még akkor is, ha személyes ügyintézésre nincs mód, ide futnak be a telefonok, az elektronikus és közönséges levelek, stb. Nyilvánvaló, hogy a kapcsolattartáson kívül számos egyéb tevékenységet is végeznek a “központi” irodában. De nézzük át, hogy egy jól felszerelt és kialakított irodának a létrehozásához milyen körülményeket kell figyelembe venni, milyen eszközöket kell beszerezni.

Az iroda helyiség

Természetesen ahány személy, annyiféleképpen gondolkodik arról, hogy milyen lenne számára a megfelelő iroda, így itt nem térek ki arra, hogy mik a személyes elvárások. Lényeges, hogy megfelelő méretű és világos legyen, ez utóbbit akár a mesterséges megvilágítással is elérhetjük, de természetesen kellemesebb, ha a természetes fény elegendő. A személyes ügyfélszolgálatot is ellátó irodáknak az egyik legfontosabb kritériuma, hogy könnyen megközelíthető legyen tömegközlekedéssel, és legyen parkoló a közelben.

A call centerek általában nyitott irodákat használnak, a jogi vállalkozások, szeparáltat. Hogy az aktuálisan melyikre van szükség, azt a vállalkozás tevékenysége határozza meg.

A lakásirodák a kisebb cégeknek megfelelőek lehetnek, ezek jellemzően a cégtulajdonos saját lakásában kerülnek kialakításra. Számos előnyük van, de hátrányuk is van. Már alkalmi jelleggel is lehet irodákat bérelni, akár egy-egy napra is. Ezek az irodák lehetnek teljesen felszereltek, ahová csak egy laptopot visz a bérlő, vagy – és ez a főként hosszabb távra bérelt irodáknál jellemző – teljesen üresek. Az előzőkből adódóan az iroda költség széles sávban mozoghat, hiszen ha lakásirodát használunk, annak nincs bérleti díja, viszont az esetleg adódó karbantartási költségek a mi költségeinket növelik, míg a bérelt iroda bérleti díja megjelenik a költségek között, azonban nincs gondunk a karbantartásokkal. Számolni kell még az iroda rezsiköltségével, a fűtés, villany, a telefon és internet díja, takarítás, stb.

A berendezés, az eszközök

Amire szüksége van egy irodában, az alapvető dolgok (villany, fűtés), az alapvető bútorok (asztal, szék, szekrény), alapvető ügyviteli gépek, valamint nem elhanyagolható a számítógép és a megfelelő telefon- és internetvonal.

És, hogy milyen ügyviteli eszközöket kell beszerezni? Telefon és számítógép biztosan szükséges manapság minden irodában. A legtöbb helyen fax gépet már nem használunk, ha szükséges, akkor a számítógépet is használhatjuk faxként. Elengedhetetlen egy nyomtató, másoló. A másolási példányszámtól függően lehet ez egy kisebb vagy egy nagy teljesítményű multifunkciós, ezek nyomtatnak, másolnak és szkennelnek is. Az alapvető eszközökből érdemes jó minőséget választani, ezeket nem rövid időre választjuk, nem fogunk évente számítógépet cserélni.

És mi van ezen túl…

Ezen kívül szükség lesz megfelelő kvalitású munkatársra 🙂 Nem egyszerű feladat 🙂

És sok-sok KÁVÉ-ra 🙂 Egy jó latte macchiato például?

A latte macchiato jelentése pöttyös vagy foltos tej :). A friss, hideg tejet felhabosítjuk, a magas üvegpohárba töltjük. Az elkészült eszpresszót finoman a tejbe csorgatjuk, úgy, hogy a lehető legszebb rétegeket érjük el. Egészségükre!

Ha a cikkbe szereplő iroda létrehozására, fenntartására számolt költségeit megtakarítaná kérje ajánlatunkat a kapcsolat menüpontban.