Ön is, ahogyan legtöbbünk, nap mint nap hatalmas számban kapja az e-maileket? Sok vállalkozás használja marketing célokra ezt a csatornát, ezért számos hírlevél landolhat a fiókban, megrendelések, visszaigazolások, megbeszélések időpontjai. Ha elolvassuk, rengeteg értékes idő vész kárba, ha olvasatlanul maradnak nyomasztóan tornyosulnak a postafiókban. A rengeteg levél között a legfontosabb információk elveszhetnek. Arról nem beszélve, hogy terhelik a tárhelyet is. Gondolta volna, hogy ez a feladat is kiszervezhető? Az alábbiakban elmondom, hogy hogyan tudja továbbadni az e-mailek kezelését.

Elsőként meg kell határoznia, hogy hogyan működik együtt virtuális asszisztensével a postafiók kezelésében. El kell döntenie, hogy állandó feladat, vagy esetleg időszakosan adja át ezt a feladatot, pl. amikor a családjával kívánja az időt tölteni. A feladat meghatározásakor pontosan meg kell határozni, hogy virtuális asszisztense egyedül kezeli a postafiókot (akár teljes időszakban, akár időszakosan), vagy párhuzamosan kezeli Önnel együtt. Ha közösen dolgoznak a postafiókban, nagyon fontos az egyeztetés a félreértések elkerüléséhez.

Ha az érdemi üzenetek kezelését saját maga szeretné végezni, akkor egyszerűen megjelöli ezeket, a többit pedig meghagyja feladatként virtuális asszisztensének. Pl. a hírlevelek mappákba rendezése, SPAM mappa ellenőrzése és ürítése, stb.

Az érzékeny vagy bizalmas üzeneteket kezelésére kidolgozható egy protokoll, amellyel akár egy másik mappába, vagy másik postafiókba továbbíthatók ezek az e-mailek.

A elektronikus levelezéssel összeköttetésben a naptára kezelését is átadhatja virtuális asszisztensének, a megbeszélésekre való e-mail meghívásokat így azonnal az Ön naptárába tudja vezetni.

Hogyan tudja kezelni e-mailjeit virtuális asszisztense?

Mappa létrehozása. A virtuális asszisztense mappákat hozhat létre az e-mail fiókjában. Ezzel szelektálni tudja az Ön számára a leveleket.

A létrehozandó mappák típusa. A virtuális asszisztens által létrehozott mappák típusa az egyéni igényektől függ, de lássunk néhány példát a teljesség igénye nélkül:

• Hírlevelek – minden hírlevél ebbe a mappába kerül, és bármikor megtekinthető. Akár hírlevél feladónként külön-külön almappa is létrehozható.
• Táblák – ha bármilyen táblán tartózkodik, az e-mailek a hozzájuk tartozó mappákba kerülhetnek, és egynél több fórumon is létrehozhatnak almappákat.
• Szórakozás, kultúra, önkéntesség – programokkal, szponzorációkkal, önkéntes feladatokkal kapcsolatos levelezés
• Pénzügyek – megrendelésekhez, számlázáshoz kapcsolódó levelezés
• Referencia – referenciaként használható levelek
• HR – önéletrajzok, ajánlások
• To Do – napi teendők
• Befejezett – az összes e-mail, ami kész, később virtuális asszisztense archiválhatja őket

Ha két fontos feladat van előtted, mindig a nagyobbal, a nehezebbel, a fontosabbal kezdj foglalkozni. (…) A nap legfontosabb döntése mindig arról szól, hogy mivel foglalkozol azonnal, és mi az, amit későbbre halasztasz..
Brian Tracey

A példa mappákból is látható, hogy milyen sokrétű egy postafiók. A postafiók kezelésének delegálása rengeteg időt és stresszt takaríthat meg Önnek. És milyen klassz lesz, ha megnyitja a levelezőt a káoszt helyett egy rendezett postafiók várja. Szervezze ki ezt a feladatot virtuális asszisztensnek, hogy több időt tölthessen vállalkozásával, családjával. Keressen meg minket, rendet teszünk postafiókjában!