Megfigyeltem, hogy ha beszélgetés közben megkérdezik: “Mivel foglalkozol?”, és azt mondom, hogy virtuális asszisztens vagyok, először meghökkennek. “Mi ez?” Amikor elmagyarázom, hogy otthonról végzem a munkám online, akkor ez következik: “De jó! Én is szeretnék otthonról dolgozni!”. Kezdem megszokni, hiszen már több, mint 10 éve működik a vállalkozásunk. De meglepő, hogy még ennyi idő után, ilyen gyors technikai fejlődés mellett is sokan vannak, akik nem hallottak róla, vagy akik egyáltalán nem is értik, hogy hogyan is működhet a koncepció.
Pedig nagyon is logikus lehet abban a világban, amelyikben ma élünk. A banki ügyeinket leginkább a számítógépről intézzük. Az adóbevallást online adjuk be. Időpontot foglalunk különböző helyekre az interneten. Csevegünk a világ másik végén élő rokonainkkal, barátainkkal a fotelből. Vagyis a legtöbben naponta használunk virtuális szolgáltatást, csak nem gondolunk rá.
Mi tehát a meglepő abban, hogy egy kis cég, személyre szabottan tud online támogatást nyújtani kisvállalkozásoknak, nonprofit szervezeteknek, ha a tényleges fizikai jelenlétre nincs szükség. És a legtöbb esetben nincs rá szükség. Ügyfélszolgálatunk telefonon, e-mailban, skype-n is áll az ügyfelek rendelkezésére. Az otthoni iroda jól felszerelt, hatékonyan támogatja a szolgáltatásainkat. Van állandó és van “beugró” munkatársunk. Tehát minden olyan tevékenységet el tudunk végezni, amihez nem kell a személyes jelenlétünk. A komplex titkári szolgáltatáson túl (amely ebben a megfogalmazásban nagyon általános, de a feladat maga igen sokrétű), a közösségi média oldalak kezelése, weboldal készítés, karbantartás, stb. mind zökkenőmentesen végezhetők online.
Mielőtt új alkalmazottat keresel,
gondold át a következőket:
A virtuális asszisztens költséget takarít meg, nem kell irodát bérelni, bútort, eszközöket vásárolni. A virtuális asszisztens saját maga biztosítja az irodai körülményeket.
A kutatás szerint évente egy munkavállaló 19 munkanapnyi időt veszteget el az elavult eszközei miatt. Elavult eszközön értem a nem megfelelő szoftvert, a korából, állapotából adódóan nem hatékony technológiát. Kimutatták, hogy naponta perceket töltenek el a munkavállalók például
Könnyen belátható, hogy mitől lenne jó egy kisvállalkozásnak ez a fajta kiszervezés. A beidegződés, hogy látni kell a kollégát, ahogy dolgozik, így lehet őt kontrollálni, még a vállalkozások vezetőiben él. De vajon megéri-e a plusz költségeket ez a látszólagos kontroll, a személyes jelenlét? A másik eset, amikor a cégvezető maga végzi el ezeket a feladatokat. Ez is rossz döntés, hiszen a cég életében fontos dolgok maradhatnak el, az apróbb, kiszervezhető munkák miatt.
Nézzük kicsit a másik oldalról:
Bármelyik vállalkozás, vállalkozás vezető tud dolgozni virtuális asszisztenssel?
A tapasztalatok azt mutatják, hogy a vállalkozás vezetőjének is fel kell erre készülni. Világos elképzelésének kell lennie arról, hogy melyik feladatokat tudja átadni a virtuális asszisztensnek. Ehhez jó módszer lehet, ha egy ideig pontosan vezeti, hogy milyen feladatokat végez el. Ebből a listából már ki lehet választani azokat a tevékenységeket, melyeket ki lehet szervezni. A feladatok alapján akár rendszerben is lehet gondolkodni, bizonyos ismétlődő feladatokat bizonyos konkrét időpontokhoz kötve, metódusokat létrehozva (akár konkrét feladatleírásokkal). Igyekezzen tudatosítani, hogy bár apró csavar a gépezetben, a virtuális asszisztens fontos kis csavar, hiszen a megbízót tehermentesíti, ezzel időt szabadít fel, melyet belátása szerint fontosabb feladatok elvégzésére, vagy akár pihenésre is fordíthat. Fontos annyira, hogy gondot fordítson a kiválasztására, valamint, hogy ne az anyagi vonzata legyen az elsődleges kiválasztási szempont. Ez utóbbi érzékeny pont egy vállalkozás vezetője szempontjából, de belátható, hogy a rosszul elvégzett munka nem segíti a vállalkozást.
